GTDという言葉もなんだか多義的に使われているような気がするが、自分の場合は「今あるタスクを『高度』の概念から見直して、きちんと前に進むことができているか確認すること」と、「やるべきことが全部可視化されていること」に重点を置いている。

前回GTD関連をきちんとまとめ直したのはどうもこの記事のようなのだが、さすがに古くてここからだいぶ変わっている。とかく面倒であるということが中心にあって、使うツールは少なければ少ない方がよいし、完全に管理しようとするよりもある程度割り切ってしまった方が上手く回る。現時点で使っているのはほとんどGoogle CalendarとWorkflowyだけだ。特にWorkflowyにはだいぶ助けられている感がある。

Workflowy

オンラインのアウトライナーツールである。そんなのVimでいいんじゃねーかと思ったこともあったが、わりと使い勝手が良くて使い続けている。ポイントとしてはショートカットがかなり豊富で、TabやShift + Tabでインデント／アウトデントできるなんてのはもちろん、Ctrl + Enterで取り消し線引けたり、階層の折りたたみもできたりと、キーボードだけでほとんどの操作が完結できる点にある。あと貧相ではあるがiPadアプリとAndroidアプリがあるのでモバイル環境でも使えるし、@hogeとか#fugaって形式でタグを生成して絞込かけたりもできる。タグで絞り込んだ状態や一部階層だけを表示した状態にはそれぞれパーマリンクが与えられるから、アクセスも楽でよい。

自分がこれを何に使っているかと言えば、ほぼGTDの全部と言っていい。各高度の可視化、PJ（高度1000mにあたる）ごとの手順、細切れのタスク、などなど。GTDというのは単なるタスク管理の手法ではなく、高度のような文章化される内容まで管理しなくてはならなかったり、あるいは単純にタスクだけを目にするのではなくて、マイルールとか目標といったものも一度に管理したいなという思いもあったので、結果的にいわゆるタスク管理系のソフトを捨ててWorkflowyに辿り着いた。アウトライナーなのでフォーマットは自由だが、階層化できるので高度ごと、ジャンルごとなどでまとまった意味単位を作りやすいし、取り消し線機能を使えばタスク管理っぽいこともできる。フットワーク軽く使えるという点でこれはだいぶ重宝する。

あとWorkflowyでは1日の更新差分をメールで転送してくれる機能があって、これ使ってEvernoteに差分を貯めこんでいる。週次レビューでその週にやったことを見直すときに便利。

Google Calendar

いわずもがなのカレンダー。これ以外にクラウドのカレンダーツールって選択肢あんのかもわからないぐらいのデファクトスタンダード。ただWeb版の使い勝手はあまり良いとは思えていなくて、代わりにSunrise Calendarを使っている。予定を追加するとき、Google Calendarみたいに別画面へ遷移することなく、バルーン上ですべての項目を登録できるあたりがお気に入り。あと全体的に使われている色の彩度が低めで見やすい。

時間の決まったタスクだとか、繰り返しやることなんかはすべてGoogle Calendar行きである。あとWorkflowy上で記録しているタスクでも、今日やれそうだ、明日やれるかなと思ったらGoogle Calendarにツッコんでリマインダーかけている。スマホだと予定確認にはCalを使っているので、リマインダーについてもピックアップしてくれて忘れにくい。ちなみにCalを使っている理由は、スマホでカレンダー見るときは先々の予定を考えるときより、その日の予定とタスクを確認するときの方が多かったから、CalのUIがしっくり来たってことです。というかスマホの小さい画面だと月間予定とか見るのはしんどい。

回し方

基本的にはこれらのツールを使って週単位でタスクを回している。1週間終えた金曜日の夜に週次レビュータイムを設けていて、さっき書いたWorkflowyの差分やらモレスキンやDropboxに溜め込んだメモを下に、KPTで週を振り返る。で、終わったタスクはWorkflowyから消して、予定見ながら空いている時間を確認しつつ、次週やることをNext Actionとしてピックアップする。長期間進んでいないプロジェクトなどがあれば要チェック。塩漬けのタスクがあれば「やる必要があるのか」再検討。週の行動目標をタスクとは別に何かしら定めてWorkflowyに記入。まぁ、そんな感じです。

問題点として、だいたい毎週進歩がないというか似たようなProblemが出てきちゃってるなぁというのが最近あるので、Tryにあたる内容はちゃんとタスクに落としこむことと、無理なくスモールスタートにできる範囲にしといた方がいいってことです。GTDは確かにやること、頭の中を可視化はしてくれるけど、結局それを進めていくのは自分だってことを忘れちゃいけないので。というか、そこがGTDで一番キモだし難しいところなんじゃないかなと思っている。